Word jij ook vaak geleefd?

We worden geleefd

We worden vaak geleefd: allerlei klusjes komen op ons af en daardoor komen we nooit toe aan de echt belangrijke zaken.

De prioriteitenmatrix, door president Eisenhower gebruikt en door Stephen Covey opgenomen in zijn managementboeken, helpt om wel te komen tot
doelen. De matrix geeft aan hoe je kunt prioriteren welke taken je aandacht geeft.

Geen tijd voor belangrijke taken die niet urgent zijn

Taken die urgent zijn, moeten nu gebeuren, of we hebben het gevoel dat ze nú moeten gebeuren. Taken die belangrijk zijn, zorgen dat we onze doelen halen.

Toen ik druk-druk-druk was, besteedde ik het overgrote deel van mijn dag aan taken in het kwadrant ‘urgent belangrijk’ of ‘urgent onbelangrijk’. Ik nam zelden tijd voor niet-urgente belangrijke taken, zoals het maken van een goed plan of het schrijven van een strategie.

Eerst de belangrijke, niet-urgente taken

Om dat patroon te doorbreken heb ik een routine geïntroduceerd die ik tot op de dag van vandaag toepas: ik start mijn werkdag met taken die belangrijk zijn, maar niet urgent.

Zonder die gewoonte had ik nooit mijn bestseller Superkrachten kunnen schrijven. Het schrijven van elk hoofdstuk is namelijk belangrijk, maar niet urgent. Als ik daar niet elke dag mee was begonnen, was het me nooit
gelukt om zo veel te schrijven.

De belangrijke, niet urgente taken komen dus altijd eerst: dat zijn de taken die jou helpen om je doelen te realiseren. Agendeer deze belangrijke taken, maak er ruimte voor en zorg dat er niets tussenkomt.

Er is altijd plaats voor een toetje

Vergelijk de belangrijke taken met gezond eten: mijn vader zei vroeger dat er altijd plaats is voor een toetje, dat kon namelijk precies tussen alle gaten en kieren zijn maag in glijden.

Als je zou beginnen met het toetje, eet je minder gezond en heb je na een uur weer honger. Als je eerst een gezonde maaltijd eet, voel je je voldaan. Daarna vul je de ruimte die er nog over is op met het toetje. Dat geldt ook voor je werk: begin met de grote brokken werk die echt gedaan moeten worden om je doelen te behalen. De lege ruimtes vul je op met andere taken.

Brandjes moeten wel worden geblust

Uiteraard gaan zaken die urgent zijn wel voor, brandjes moeten nu eenmaal worden geblust. Maar alleen als ze urgent én belangrijk zijn!

Vaak kunnen anderen ons laten denken dat een taak heel urgent en belangrijk is, maar is deze in werkelijkheid onbelangrijk voor ons, maar  belangrijk voor die ander.

Als de raad van bestuur bijvoorbeeld zegt dat je nu een rapport moet aanleveren, klinkt dat heel urgent en belangrijk, maar is dat ook echt zo?

Dans niet meteen naar de pijpen van een ander en vraag je af of je meteen in de actiemodus moet schieten. Wellicht kan de taak ook later worden uitgevoerd, of door iemand anders.

Leer van urgente taken

Zorg ook dat je drukte in de toekomst voorkomt: leer van de urgente taken! We zijn zo vaak bezig om brandjes te blussen, dat we, zodra het vuur is gedoofd, opgelucht verder gaan met ons werk. Maar daarmee voorkomen
we niet dat volgende week eenzelfde brand ontstaat.

Agendeer dat wordt onderzocht waarom een brand ontstond en kijk of de brand voor een volgende keer kan worden voorkomen. Het uitzoeken van zoiets is een taak die in het ‘belangrijke, niet-urgente kwadrant’ hoort.

Stop er gewoon mee

En dan zijn er nog activiteiten die niet urgent en onbelangrijk zijn: doe ze gewoon niet. Alle nieuwsbrieven waarop je bent geabonneerd maar die je niet écht helpen: schrijf je uit. Kopjes koffie drinken met mensen die niet bijdragen aan jouw doelen: niet doen. Categoriseren van mails in mappen, zonde van je tijd. Uren scrollen op LinkedIn en Facebook: waarom?

Of doe wat ik deed: zet een timer op de apps die je wel leuk vindt, maar waarin je jezelf niet wilt verliezen. Ik mag van mezelf 5 minuten per dag op LinkedIn. Elke keer als mijn telefoon het zandlopertje laat zien dat mijn tijd erop zit, denk ik: ik mis niks als ik nu niet verder doorlees. Misschien is dat wel een teken dat ik er helemaal niet meer naar moet kijken… maar zo ver ben ik nog niet :-).

Prioriteren met je team in tijden van drukte? Hoe je dat doet, lees je hier.

Dit vind je misschien ook interessant