Waarom je als leidinggevende juist nu kunt experimenteren met nieuw gedrag

De kinderen gaan niet naar school en daarmee zijn onze routines thuis meteen verstoord. Zo zijn we de eerste 3 ochtenden vergeten hun tanden te poetsen. De routine ‘ontbijten – tanden poetsen – naar school’ was er niet en daardoor vergaten we simpelweg wat we altijd doen. Nu hangt er een post-it ‘tanden poetsen’ op hun dagschema en vergeten we het niet.

Routines zijn hardnekkig. Met de corona maatregelen gaan veel routines op het werk verloren. Voor routines die ervoor zorgen dat het werk goed gebeurt kun je hoop ik simpele reminders bedenken zoals onze post-it met ‘tanden poetsen’.

En voor routines die ongewenst gedrag in stand houden zijn de corona maatregelen wellicht juist een kans! In dit stuk neem ik je mee waarom ik dat zo zie en noem ik een aantal voorbeelden van mooie kansen die worden gegrepen.

Ik hoop dat je daarmee als leidinggevende in de tijden van akelig corona nieuws geïnspireerd wordt om jouw eigen kansen te grijpen.

Mijn rookverslaving

Twintig jaar geleden rookte ik twee pakjes per dag. Nu kan ik me er niets meer bij voorstellen, maar ik stond letterlijk met een sigaret op en ging ermee naar bed. Ik had een datum geprikt waarop ik zou stoppen. Een datum waarop ik mijn laatste sigaret zou roken. Een paar dagen voor die datum overleed iemand die me heel dierbaar was. Het was een verwarrende tijd met veel verdriet.

De meeste mensen zouden ervoor kiezen om die laatste sigaret nog even uit te stellen en later te stoppen met roken. Maar ik had het boek ‘Stoppen met roken’ van Allen Carr gelezen en daarin stond dat er altijd een reden is om niet te stoppen en dat dat de reden is om wel te stoppen, ongeacht de situatie. Dus dat deed ik. Ondanks die nare tijd stopte ik met roken. En met succes. Ik versloeg het nicotinemonster en heb daarna nooit meer een sigaret aangeraakt.

Nu vraag je je misschien af wat dit voorbeeld over stoppen met roken te maken heeft met jouw rol als leidinggevende. Dat zit zo. Ik help leidinggevenden om eigenaarschap bij medewerkers te creëren. Ik coach hen om de mensen aan wie ze leidinggeven succesvol te laten zijn. Ik help hen om duidelijk te zijn over de organisatiedoelen en ruimte te geven aan medewerkers om invulling te geven aan de manier waarop die organisatiedoelen worden behaald. In theorie klinkt dat allemaal heel logisch. In de praktijk moeten leidinggevenden heel wat bestaande routines doorbreken om dit voor elkaar te krijgen. Ze moeten stoppen met wat ze deden.

Veel leidinggevenden zouden met de corona beperkingen hun nieuwe gedrag even willen uitstellen. Zoals er altijd een reden is om niet te stoppen met roken, is er ook altijd een reden om je gedrag als leidinggevende niet aan te passen. 

Corona is geen reden om je eigen gewenste gedrag uit te stellen!

Weer even terug naar het ‘stoppen met roken’. Wist je dat mensen die stoppen met roken op vakantie vaker slagen dan mensen die in hun dagelijkse omgeving stoppen met roken? Dat komt omdat er thuis allerlei routines zijn die met roken te maken hebben. Zoals bijvoorbeeld na het eten even in je relaxte stoel een sigaretje roken. Op vakantie is die stoel er niet en voelt het minder kaal zonder sigaret. En op vakantie is er allerlei afleiding die er thuis niet is. Dus op vakantie lukt het makkelijker om die sigaret niet op te steken. Eenmaal thuis is het nicotinemonster al voor een groot deel verslagen en is het makkelijker om de rook-gerelateerde routines te doorbreken.

Als je nieuw gedrag wilt aanleren, is juist nu de tijd om dat uit te proberen.

Bedenk eens welke routines je normaal hebt die veroorzaken dat jouw medewerkers niet succesvol zijn. En welke mogelijkheden de huidige situatie je biedt om hen wel succesvol te laten zijn. 

Ik geef hieronder een paar voorbeelden van de afgelopen week. Ik hoop dat ze je inspireren om juist nu nieuw gedrag uit te proberen.

Voorbeeld 1: Zonder bureaucratie uitvoeren

Doordat met de corona beperkingen snel oplossingen moeten komen, zie je dat heel veel bureaucratische routes niet worden bewandeld. Zo bedacht een medewerker in een zorginstelling dat hij ouderen met hun (klein-) kinderen wilde laten chatten.

Normaal gesproken zouden hier heel wat handtekeningen voor moeten worden gezet en budgetten voor computers moeten worden aangevraagd. In plaats daarvan omarmde de leidinggevende het idee en hielp de medewerker meteen zijn idee uit te voeren.

Voorbeeld 2: Zonder implementatieplan uitproberen

Op de maandagmiddag waarop het advies werd gegeven om thuis te werken, is bij mijn klant een SharePoint omgeving geopend. Eerder werd al weken, misschien wel maanden, nagedacht over die SharePoint omgeving. Hoe deze eruit moest zien en geïmplementeerd zou worden.

Door de behoefte om informatie te delen over de manier waarop men omgaat met de corona-maatregelen, is er zonder implementatieplan een SharePoint omgeving in de lucht gegaan die ‘goed genoeg’ is. En met succes. De omgeving wordt goed gebruikt en gedurende het gebruik leert men hoe de omgeving beter gemaakt kan worden.

Voorbeeld 3: Minder lang overleggen door goede voorbereiding

Naast de enorme frustraties die ik heb gehoord over digitaal overleggen, heb ik de afgelopen week ook gezien dat overleggen die fysiek 1,5 uur duren, nu met een goede voorbereiding in 20 minuten klaar kunnen zijn.

Het team paste de ‘40-20-40-regel’ bij overleggen toe. Daarbij is 40% van de tijd voorbereiding, 20% overlegtijd en 40% tijd die je achteraf besteedt aan hetgeen in het overleg is besproken.

De deelnemers hadden allemaal vooraf in een gedeeld document ingevuld wat de status van hun doel was, waarom dat zo was en welke acties ze hadden uitgezet om hun doel te blijven halen. Ook hadden ze vragen opgeschreven die ze wilden inbrengen. Iedereen had de informatie vooraf gelezen en in het digitale overleg kwamen ze snel tot de kern. Het hielp ook dat iedereen alleen iets zei als het echt nodig was.

Dit team had ‘vóór corona’ al heel vaak gezegd dat ze beter wilden voorbereiden, maar het kwam er steeds niet van. Er waren andere dingen die belangrijk waren en in het fysieke overleg kwamen ze er zonder die voorbereiding ook altijd wel uit. De beperking om digitaal te overleggen werd in hun geval een reden om nu wel goed voor te bereiden.

Voorbeeld 4: Voornemen omzetten naar nieuwe routine

Iemand die ik coach wilde meer in contact zijn met haar medewerkers. De mensen aan wie ze leiding geeft werken zelfstandig verspreid over een groot gebied. Al ‘vóór corona’ had ze zich voorgenomen om vaker bij medewerkers langs te gaan. Ze was daar net mee begonnen toen het bedrijf waarvoor ze werkt had besloten dat medewerkers wel hun vitale beroep mogen blijven uitoefenen, maar leidinggevenden thuis moeten werken.

De leidinggevende had het daarbij kunnen laten en haar voornemen pas weer ‘na corona’ kunnen oppakken. In plaats daarvan heeft ze nu elke dag telefonisch contact met de mensen aan wie ze leidinggeeft. Die moeten er een beetje aan wennen dat ze belt, maar waarderen het enorm.

Na corona

Ik hoop dat straks, ‘na corona’, de ervaring van het loslaten van de bureaucratie, het ‘al doende leren’, voorbereiden van vergaderingen en bellen met medewerkers nieuwe routines worden. En dat corona ons dus ook wat moois brengt. Nieuwe gewoontes om medewerkers succesvol te laten zijn!

Dit vind je misschien ook interessant